Vaak ziet men door de IT bomen het bos niet meer. Wil je weten welke IT-oplossingen het beste bij jouw organisatie passen? Stel vragen. We bespreken er vijf die op z’n minst gesteld moeten worden. Het stellen van deze vragen zal je inzicht geven in de precieze bedrijfsbehoeften en in de manier waarop er in de organisatie wordt gewerkt. Daarna kan beter worden bepaald welke IT-oplossingen het beste aansluiten.

Vraag 1) Wat doe ik met bedrijfskritische data?

Wat je helder dient te krijgen is hoe je bedrijfskritische data het beste kunt opslaan: lokaal, in de cloud of beide? Denk bijvoorbeeld aan de administratie. Wil je altijd en overal bij de administratie kunnen en je geen zorgen maken dat je bedrijfskritische data verliest door een systeemcrash, dan is het slim om jouw administratie inclusief boekhoudpakket in de cloud te laten plaatsen.

Vraag 2) Wil ik dat medewerkers altijd toegang hebben tot de bedrijfssoftware?

Bij gebruik van bedrijfssoftware dien je na te denken over de toegankelijkheid. Zo hebben jouw medewerkers buiten de kantoormuren met Office 365 wel toegang tot hun data en email, maar niet tot de bedrijfssoftware. Dat is niet handig als men thuiswerkt! Je zult dus aanvullende IT-maatregelen dienen te treffen, denk aan een uitgebreider software pakket en aan een solide en veilige Cloudomgeving. Dit brengt ons tot de volgende vraag.

Vraag 3) Is een standaard of een complete cloudoplossing de beste keuze?

Allereerst dien je de IT-aanbieder goed te bevragen over de functionaliteit, de kosten en de beveiliging van de cloudomgeving. Qua functionaliteit dient de omgeving eenvoudig in gebruik te zijn.

Bij een standaard cloudoplossing draait de software volledig in de datacenters van jouw IT-aanbieder. Zij beheren de omgeving en leiden alles in goede banen. Het leidt ertoe dat medewerkers 24/7 en vanaf iedere locatie toegang hebben tot de bedrijfsdata in de cloud.

Je kunt ook kiezen voor een complete cloudoplossing, waarbij de applicaties van Office 365 in de cloudomgeving worden geïntegreerd. Zo maak je gebruik van het beste uit beide werelden want jouw bedrijfssoftware kan communiceren met de applicaties in Office 365. Of zo’n omgeving op dit moment ideaal is voor jouw bedrijf hangt af van de aard van de werkzaamheden en het budget. Omdat wij de ontwikkelingen nauwlettend in de gaten houden zien we wel een verschuiving en denken wij dat een complete cloudomgeving hoogstwaarschijnlijk in de toekomst de norm wordt.

Vraag 4) Hoe flexibel is het IT-systeem dat ik in gedachte heb?

Denk niet alleen aan nu, maar ook aan de toekomst. Het systeem van jouw keuze dient met de organisatie te kunnen meebewegen. Dit betekent dat er meerdere software in kan worden geïmplementeerd en dat systemen probleemloos naast elkaar kunnen draaien. Daarnaast dienen er gemakkelijk en voordelig applicaties toegevoegd of verwijderd te kunnen worden. Tot slot dien je het systeem eenvoudig te kunnen op- en afschalen naar gelang het aantal gebruikers. Dat is erg handig in tijden van groei en krimp.

Vraag 5) Hoe kunnen mijn medewerkers prettig samenwerken?

Bij de individuele manier van werken worden bestanden lokaal opgeslagen in individuele of gedeelde mappen. Pas nadat de laatste versie van een bestand in een gedeelde map is opgeslagen, kan een collega ermee aan de slag. Deze manier van werken maakt het onnodig ingewikkeld om samen te werken aan bijvoorbeeld een PowerPoint presentatie of aan een budget in Excel.

Is er behoefte om meer in teamverband te werken aan projecten, kies dan voor Office 365. De verschillende functies van Office 365 zijn er op gericht de productiviteit en samenwerking binnen een bedrijf te bevorderen. Office 365 bevat legio aan oplossingen om samen te werken, denk aan Teams of OneNote. Zo zijn er ongeveer vierhonderd andere applicaties in de Office Suite omgeving. Je kunt samen met je IT-leverancier bepalen welke applicaties interessant zijn voor jouw organisatie.

Het is zonde als je te veel betaalt voor functionaliteiten die je niet gebruikt. Aan de andere kant is het ook jammer als jouw bedrijf niet optimaal functioneert en/of omzet misloopt omdat er geen gebruikt wordt gemaakt van de juiste IT-oplossingen. Dit moet dus worden voorkomen. Ga daarom aan de slag met de bovenstaande vijf vraagstukken. Kom je er zelf niet uit en kan je hulp gebruiken? Neem contact op met KIREMA. Wij stellen bedrijfskritische vragen en helpen je graag tijdens jouw ontdekkingstocht.

Ontvang altijd de laatste updates