De zomervakantie is volop in gang. Het is de bedoeling dat jouw team na de vakantie met frisse moed aan de slag gaat. Maar wellicht heb jij het gevoel dat medewerkers structureel te veel energie en daarmee kostbare werktijd verspillen aan zaken als: onnodige onderbrekingen, zoeken naar informatie en inefficiënte vergaderingen. We kunnen je verzekeren dat jij niet de enige bent. Uit onderzoek is gebleken dat 52% van het kantoorpersoneel zo’n gevoel in min of meerdere mate ervaart.

In onze vorige blog las jij over hoe wij als team anders zijn gaan werken sinds de coronacrisis en dat Office 365 ons hierbij heeft geholpen. Uit ervaring kunnen we met je delen dat de veranderende samenleving waarin we nu verkeren kansen biedt om effectiever te gaan samenwerken.

In deze blog geven we drie tips hoe Office 365 jouw team hierbij kan helpen. Of teamleden nou op kantoor werken of vanuit huis – vanaf iedere willekeurige plek is het mogelijk om als team effectief samen te werken met Office 365.

1. Vergader productiever met Teams

Microsoft Teams is een applicatie in het Office 365 pakket en biedt uitgebreide mogelijkheden om vergaderen weer interessant en inspirerend te maken. Daarnaast is het ook gewoon een enorm handige tool, want alles wat je nodig hebt voor elke vergadering heb je bij de hand.

Bij de planning van vergaderingen kun je een agenda, voorbereidende documenten en andere gesprekspunten toevoegen. Tijdens de vergadering kun je de aandacht vasthouden met een interessante video en je kunt live ondertitels gebruiken zodat iedereen goed kan volgen wat er wordt gezegd. Daarnaast is het ook mogelijk om tijdens de vergadering samen te brainstormen en ideeën te ontwikkelen met het digitale whiteboard.

Na de vergadering zijn alle materialen van de vergadering beschikbaar op één plek, waaronder de opname, actiepunten, whiteboard en vergadernotities. Dat is prettig! Zo blijven alle betrokkenen, zelfs de mensen die niet bij de vergadering aanwezig waren, op de hoogte en raakt niemand gefrustreerd bij het zoeken naar het materiaal dat tijdens de vergadering is ontwikkeld of weergegeven.

Vergaderen met Microsoft Teams maakt het mogelijk dat jouw team op effectieve wijze het gesprek kan voortzetten en kan samenwerken aan onderwerpen die aan bod kwamen in de vergadering.

2. Werk effectiever samen aan Office-bestanden

De manier waarop we werken verandert. En daarmee ook de samenstelling van teams in bedrijven: er zijn mensen die op kantoor werken, thuiswerken, een combinatie van beide en mensen die vanuit diverse plekken werken. Deze ontwikkeling vraagt om een betrouwbare en veilige tool om op afstand in samen te kunnen werken aan Office-documenten.

In Microsoft Teams is dat eenvoudig omdat je Word-, Excel- of PowerPoint-documenten in Teams kunt maken. Je hoeft dus niet steeds van applicatie te wisselen en zo ontstaat er geen verwarring meer over welke versie de juiste of de meeste recente is. Nu kun je gemakkelijk en onbeperkt co-creëren met collega’s, notities delen en opmerkingen toevoegen. Met een paar klikken kun je zelfs een chat of een vergadering starten vanuit een document om wijzigingen te bespreken.

3. Profiteer optimaal van de mobiele Teams-app

Voor mensen die vaak onderweg zijn, biedt de Microsoft Teams app uitkomst. Je kun de app activeren op je mobiele telefoon en je hebt hiermee toegang tot al je Office 365 kanalen en bestanden. Je kunt zelfs vergaderingen bijwonen vanaf je telefoon. Met de Teams app mis je nooit belangrijke informatie en blijf je op de hoogte van wat er speelt, waar je je ook bevindt. Daarnaast kun je je persoonlijke grenzen bewaken en je werkuren optimaliseren door stille uren en stille dagen op te geven in de instellingen van de mobiele Teams-app.

Blijf met elkaar in contact. Houd elkaar op de hoogte, of je nou op kantoor of thuiswerkt. Je hoeft je niet druk te maken om de tools. Die hebben wij voor je. Je hoeft er alleen goed gebruik van te maken. Ook hier ondersteunen wij jou in.

Office 365 is breed en biedt enorm veel mogelijkheden. We hebben in deze blog slechts een tipje van sluier opgelicht. Wil jij meer weten over de productiviteitsverhogende en connectiviteit verhogende functies van Office 365? We delen ze met alle plezier. Bel ons via 0348 – 20 00 03. Of mail ons voor het maken van een persoonlijke afspraak.

Ontvang altijd de laatste updates