Top 10 IT kosten die niet op de factuur staan van de IT beheerder

IT kosten van een bedrijf kunnen oplopen tot wel 20% van de totale kosten van je onderneming. Als ondernemers doe je er dus goed aan om de totale kosten inzichtelijk te maken en daarna te kijken waar je kan besparen. Maar dat inzichtelijk maken is makkelijker gezegd dan gedaan. Veel IT kosten zijn verborgen en staan niet direct op de factuur voor IT en dus ook verspreid over de organisatie en in de boekhouding.

Verborgen kosten van IT zijn altijd op één of andere manier gerelateerd aan verloren productiviteit van medewerkers. Deze kosten hebben direct invloed op de winstgevendheid van de organisatie of beïnvloeden de missie, bedrijfsdoelstellingen of concurrentiepositie nadelig.

Welke kosten moet je dan rekenen onder IT kosten zonder dat ze direct onder een IT contract vallen?

Het is lastig zoeken naar iets wat verborgen is en het wordt nog moeilijker als je niet weet waar je naar op zoek bent. Daarnaast heb je ‘verborgen’ en ‘verborgen’: sommige ICT-kosten zijn niet als zodanig onderkend of simpelweg foutief ingeboekt. Er zijn echter ook kosten die bewust verborgen zijn. Zeg maar gewoon ‘verstopt’.

We geven hieronder een overzicht van de top 10 kosten:

1. Personeelskosten: IT-ers in dienst en ingehuurde uren, ict-management, -planning en advies, hulp voor eindgebruikers (helpdesk), opleiding en training van eindgebruikers, functioneel beheerders (super-users) in de lijn organisatie
2. Downtime: gepland of ongepland. Het netwerk of een onderdeel van het netwerk is niet beschikbaar.
3. Slecht of matig functionerende technologie: verouderde hardware of software, een onjuiste inrichting hiervan, verkeerde keuzes in systemen, gebrekkige interfaces, handmatige activiteiten, vertragingen in systeem, matige beschikbaarheid van ICT, herstelkosten na calamiteiten.
4. Administratieve handelingen: werven van ICT-medewerkers, goed in kaart hebben van alle standaardprocessen, registratie en bestellen van hardware & software, professionalisering werkprocedures, beheersbaarheid van werkzaamheden en projectmanagement, gegevensbeheer (kwaliteit van data), identificatie en allocatie van kosten in de boekhouding, evaluatie van effectiviteit.
5. Door gebruiker veroorzaakte schade: verwijderen, verliezen van kritische bedrijfsbestanden.
6. Door externen veroorzaakte schade: inbraakgevoelige systemen, fouten gemaakt door derde partijen.
7. Verloren tijd: tijd die niet geregistreerd wordt, zoals communicatie en onderhandelingen met derde partijen, wachten op een oplossing of op nieuw hardware.
8. Hardware gerelateerde kosten: afschrijvingen op hardware, gebruikskosten en reparaties, airco en ruimte voor servers, stroomverbruik van servers, overschot aan opslagcapaciteit.
9. Software gerelateerde kosten: de kosten van de uitrol van een nieuwe applicatie, eénmalige kosten bij upgrades naar nieuwe versies, ongebruikte applicaties en daardoor onnodige licentiekosten.
10. Proceskosten: configuratiebeheer, incident- en probleembeheer, verandermanagement (changemanagement), ict-performance en capaciteitsmanagement, gebruik van servicelevels (SLA’s) naar eindgebruikers, veiligheidsbeheer & risicobeperking, leveranciersbeheer, security

Deze top 10 is redelijk compleet maar nog niet volledig. Denk bijvoorbeeld ook aan de verborgen kosten van de Cloud. Doordat Cloud steeds populairder wordt stijgen ook de kosten. Cloud is erg laagdrempelig qua kennisniveau en daarom interessant voor de business om de IT afdeling te omzeilen. Dit komt mede doordat er geen initiële investeringskosten zijn en de individuele kosten laag zijn. Wanneer men dan door de groei van data meer capaciteit nodig heeft gaan de kosten langzaam maar zeker omhoog. Het overzicht neemt af en overbodige applicaties worden niet stopgezet of data wordt niet opgeschoond. Een onderzoek van VMWare liet zien dat er gemiddeld a 1,6 miljoen euro per bedrijf per jaar wordt uitgegeven aan de Cloud in Europa.

Andere kosten die nog niet genoemd zijn bijvoorbeeld kosten voor zelfgemaakte applicatie in Office die onopgemerkt erg belangrijk kunnen worden terwijl er geen beheer voor is. Als laatste voorbeeld zijn inkoopcontracten waar gestuurd is op het bedrag onder aan de streep en niet op het wat en hoeveel, waarbij tijdens de looptijd er veel onverwachte kosten opduiken.

Samenvatting

ICT-kosten die je niet op je radar hebt en dus verborgen zijn zorgen voor een toename van je totale kosten zonder dat je er grip op krijgt. Het is dus heel belangrijk dat je deze verborgen kosten ook in kaart brengt om een correct beeld van de werkelijke ICT-kosten te krijgen. Sturen met een beslagen voorruit is nou eenmaal erg lastig.

Wil je een IT omgeving die flexibel is, veilig en zonder verborgen kosten? Een omgeving waarvan je zeker weet dat hij ingericht is om aan alle behoeftes van je werknemers te voldoen? Een omgeving die er voor is gemaakt om de productiviteit van je medewerkers te verhogen voor een vaste en duidelijke prijs? Neem dan vrijblijvend contact op via info@kirema.nl.