De factuur van de IT-dienstverlener is binnengekomen. Je kijkt ernaar en betaalt, maar eigenlijk weet je niet 100% zeker of je waar voor je geld krijgt. Het is niet altijd even makkelijk om een goede inschatting te maken van wat er allemaal komt kijken bij IT-dienstverlening, maar het is mogelijk.

Achter de schermen wordt hard gewerkt. Dat zie jij terug op de factuur. Denk bijvoorbeeld aan:

1) Personeelskosten van IT’ers: van IT-planning en advies tot en met een helpdesk die 24/7 bereikbaar is. En aan opleiding en training van eindgebruikers en functioneel beheerders in de organisatie

2) Onderhoudswerkzaamheden: om het systeem altijd goed te laten functioneren zijn er regelmatig onderhoudswerkzaamheden.

3) Herstel na calamiteiten: de tijd die de IT’er investeert in het oplossen van calamiteiten, bijvoorbeeld vanwege verouderde hardware of gebrekkige interfaces.

4) Door de gebruiker veroorzaakte schade: het per ongeluk verwijderen of verliezen van kritische bedrijfsbestanden door gebruikers.

5) Veroorzaakte schade door externen: een hack, malware of een software bug.

6) Software gerelateerde zaken: de uitrol van een nieuwe applicaties, upgrades naar nieuwe versies en het aanvragen of verlengen van licenties.

Wanneer je de IT-factuur ontvangt, is het zaak om naar het totale kostenplaatje te kijken, inclusief de verborgen kosten. Wellicht zou je op IT-kosten willen besparen. Maar goedkoop is uiteindelijk duurkoop wanneer de IT-dienstverlening te wensen overlaat. Goede IT-dienstverlening bevordert namelijk de productiviteit en stimuleert de groei van de organisatie. Goede IT-dienstverlening is eigenlijk geen kostenpost maar een winstpakker.

Het snel repareren van een server die eruit ligt gaat gepaard met kosten. Maar die kosten vallen in het niet in vergelijking met onnodig lang wachten totdat de storing wordt verholpen. In de tussentijd ligt jouw bedrijf namelijk stil en loop je omzet mis.

Een trage server betekent dat jouw medewerkers belemmerd worden in hun productiviteit. Je kiest eieren voor je geld als vijftig medewerkers elk half jaar ieder een half uur aan kostbare werktijd verspillen doordat het vijf minuten duurt voordat het systeem is opgestart en doordat de server traag reageert.

Een goede cloudomgeving kost wellicht wat meer, maar je verdient het dubbel en dwars terug. Als medewerkers ook prettig en veilig thuis kunnen werken, wordt er flink bespaard op kantoor- en reiskosten.

Tel uit je winst

Wil je optimaal profiteren van IT, dan is het relevant om bedrijfsprocessen in kaart te brengen: wat doen medewerkers op een dag? Hoe wordt er ingelogd? Hoe verloopt het klantcontact? En hoe communiceren collega’s onderling met elkaar? Daarna kijk je hoe IT eraan kan bijdragen om deze processen te verbeteren.

Bekijk samen met de IT-dienstverlener hoe met behulp van IT tijdsverspilling tegen gegaan kan worden, hoe slimmer gewerkt kan worden en welk prijskaartje hier tegenover dient te staan. Vraag vervolgens aan de dienstverlener om alle IT-kosten te specificeren. Zo voorkom je dat je uiteindelijk te veel betaalt voor haperende IT-voorzieningen. Heb jij naar aanleiding van deze blog nog vragen? Neem contact met ons op. We staan voor je klaar.

Ontvang altijd de laatste updates