De 5 grootste gebreken in uw IT omgeving die de productiviteit van uw medewerkers vermindert

Vroeger was alles beter. Een vaak gehoorde uitspraak, maar eigenlijk nooit waar. Simpeler dan? Ja, soms wel.

Om productief te zijn had een werknemer 50 jaar geleden niet meer nodig dan pen en papier, paperclips, een nietmachine en een telefoon.

Tegenwoordig hangt productiviteit samen met je IT-omgeving. Is deze niet goed ingericht dan loop je tegen productiviteitsverlies aan. We bespreken hieronder de 5 grootste gebreken die je moet oplossen of voorkomen om de productiviteit van je werknemers te verbeteren.

Oude hardware

Wanneer je gebruikt maakt van hardware, waarvan de specificaties niet meer toereikend zijn voor de taken die ze moeten uitvoeren, wordt deze traag. Denk aan processorsnelheid of opslagcapaciteit. Als je medewerkers bijvoorbeeld koffie kunnen halen in de tijd dat een applicatie opstart, dan weet je dat dit niet goed is voor de werkhouding en de productiviteit.

Het is essentieel dat je werknemers beschikken over de juiste devices om hun werk te kunnen doen. Denk hier trouwens ook aan connectiviteit. Wanneer de Wifi ontoereikend is voor mobiel werken heeft dit ook enorme impact op de snelheid en manier van werken.

Slecht onderhoud

Wat bedoelen we met slecht onderhoud?

Dit is bijvoorbeeld wanneer je bepaalde upgrades niet doet, geen back-up systeem hebt ingericht of bepaalde patches niet uitvoert. Dit heeft impact op de veiligheid van je systemen, behoud van data, maar kan er ook voor zorgen dat medewerkers steeds meer foutmeldingen krijgen. Deze moeten ze wegklikken of melden aan de helpdesk en dit kost tijd. En ja, tijd is geld. Ook kan dit systemen langzamer maken of ze zelfs niet meer laten werken.

Waar je ook aan kan denken is wanneer een omgeving niet goed is ingericht. Bijvoorbeeld als je bij je office applicaties het automatisch opslaan niet werkt. Loopt een programma dan vast doordat het systeem slecht is onderhouden en fouten gaat geven, dan heeft dit verlies aan data en frustratie tot gevolg.

Wildgroei aan applicaties

Als bedrijf gebruik je steeds meer applicaties. Van klassieke softwarepakketten tot nieuwe cloudapplicaties. Gebruikers willen deze ook op steeds meer manieren gebruiken: thuis, op kantoor, onderweg, op de laptop, smartphone of tablet.

Het gevolg is dat je IT omgeving steeds complexer wordt, maar tegelijkertijd wordt de gebruikerservaring slechter en nemen de security risico’s toe. Per jaar gaat er zo’n €500- €800 per gebruiker verloren door inefficiënte IT-processen.

IT kan echt enorm bijdragen aan de productiviteit, maar dan moeten de bedrijfsapplicaties de primaire processen goed ondersteunen. Het is goed om zo min mogelijk applicaties te gebruiken met de juiste randapparatuur en waar mogelijk met mobiele applicaties.

Onduidelijke toegang en rechten

Stel je voor, je hebt een nieuwe medewerker, maar de eerste 3 dagen kan hij niet werken omdat hij nog geen inlog gegevens heeft. En na een aantal weken kan hij nog steeds niet in die bepaalde applicatie en moet hij steeds zijn collega vragen. Een ander voorbeeld: na de zomer vakantie bellen de medewerkers massaal de service desk voor een wachtwoord reset.

Oorzaak voor deze problemen is een toegangsbeleid dat niet aansluit op de veranderingen in de organisatie, veranderende rollen van werknemers of het verloop van toegangsrechten.

Onbenutte functionaliteit

Wanneer je een mooie nieuwe applicatie hebt aangeschaft, maar je werknemers gebruiken hem niet zoals hij bedoeld is. Of ze gebruiken hem totaal niet omdat hij te ingewikkeld is. Dan heb je veel geld en tijd geïnvesteerd voor niets. Als een applicatie weinig wordt gebruikt, wordt er geen routine ingebouwd en ervaring opgedaan. Als een applicatie moeilijk in gebruik is vergroot je de kans op work-arounds en het gebruik van alternatieve applicaties zoals Dropbox of WhatsApp of zelfs ouderwetse spreadsheets.

Een voorbeeld hiervoor is Office365 en ‘de Cloud’. Office365 heeft ontzettend veel mooie functionaliteit om als team virtueel samen te werken, maar vaak wordt alleen Word, Excel, PowerPoint en Outlook gebruikt. SharePoint of Teams wordt als te ingewikkeld ervaren. Zonder goede implementatie of gevoel van noodzaak betaal je dus veel te veel voor een service wat als office pakket gebruikt wordt. Hierbij zie je dat gebrek aan training en het creëren van draagvlak, gebrekkige adoptie tot gevolg heeft.

Ook zie je dat wanneer belangrijke applicaties slecht zijn ontworpen, dit een negatieve invloed kan hebben op het werkplezier van medewerkers of zelfs de aantrekkelijkheid als werkgever voor potentiele werknemers kan verminderen.

De klassieke Servicedesk

Van oudsher was de IT afdeling degene met alle controle over alle IT middelen en de infrastructuur. Alle incidenten en problemen kwamen bij de Servicedesk en werden volgens de SLA afgehandeld. IT werd ook altijd gezien als een kostenpost.

Tegenwoordig echter moet IT meer worden bekeken vanuit het oogpunt van medewerkersproductiviteit. De Servicedesk of IT afdeling moet in staat zijn om de vraag achter de vraag te achterhalen en kunnen inspelen op de situatie van dat moment. Het vraagt veel meer om sympathie dan om het volgen van een SLA. Een eindgebruiker heeft weinig boodschap meer aan een uptime van 99,9% als een voor hem kritieke applicatie niet werkt of wanneer zijn laptop langzaam is.

Zaken als veiligheid, connectiviteit en betrouwbaarheid, zogenaamde ‘non-functionals’ zijn randvoorwaarden geworden van de IT-voorzieningen.

IT afdelingen en de Service Desk hebben nog regelmatig moeite om deze transitie te maken en van daaruit ontstaat frustratie en ontevredenheid over IT. Die ontevredenheid kan bijdragen aan het gebruik van oplossingen die niet onder de regie van IT staan. Dit heet shadow-IT en dit brengt compliance risico’s met zicht mee. Daarnaast ook leidt het tot steeds dezelfde issues bij de Servicedesk en dus hogere kosten.

Conclusie

Wil je een IT omgeving die flexibel is, veilig en betrouwbaar? Een omgeving waarvan je zeker weet dat hij ingericht is om aan alle behoeftes van je werknemers te voldoen? Een omgeving die er voor is gemaakt om de productiviteit van je medewerkers te verhogen? Neem dan vrijblijvend contact op via info@kirema.nl